O que você precisa saber sobre reuniões


reunioes

Engane-se quem pensa que reuniões são exclusivas aos que pertencem ao meio empresarial. Não importa se a pessoa envolvida está inserida em uma empresa buscando crescimento nas vendas, ou em uma escola visando aumentar sua visibilidade, ou em um hospital objetivando a diminuição de reclamações ou mesmo em um grupo de moradores querendo implantar melhorias em seu bairro, todo mundo um dia passará algumas horas da sua vida em uma discussão na beira de uma mesa.

Reuniões, assim como diversos outros assuntos ligados à área de gestão, exigem uma série de boas práticas. Tais procedimentos, obviamente, são necessários para que tudo saia conforme o esperado. Uma reunião não deve acontecer na base do improviso, como muitos pensam por aí, não basta que alguém tenha algumas ideias e vontade de comunicá-las aos seus pares, isso não irá resolver o problema da sua empresa, pode apostar.

Um erro muito comum, por exemplo, são aquelas reuniões em que as pessoas balançam a cabeça em sinal de aprovação somente para esquivar-se dos acordos alguns dias depois. Para evitar esse tipo de situação, o líder tem de certificar-se que cada pessoa sairá com a informação correta e assumirá a responsabilidade pela tarefa que lhe coube, inclusive enviando email para cada pessoa, esboçando os detalhes do acordo.

Sobre esse assunto, o autor e consultor Ram Charan nos fornece algumas diretrizes em seu livro Execução, acompanhe:

05 dicas para reuniões de negócios

Nunca termine uma reunião sem deixar claro qual será o produto final, quem irá fazê-lo, quando e como será feito, quais recursos serão usados, e como e quando a próxima avaliação acontecerá e com quem. As pessoas cometem um erro grave quando automaticamente aumentam alguns números em relação ao ano anterior sem discutir os desafios de atingir metas de receitas maiores e sem gerar ideias criativas. O que importa após uma reunião é que cada pessoa presente saiba quais ações farão o negócio progredir.

O acompanhamento é a pedra fundamental da execução: as pessoas têm de sair da reunião com uma conclusão do diálogo e responsabilidades claras em relação à parte do plano que lhes cabe, e o líder deve fazer o acompanhamento para ter certeza de que todos entendem o resultado da revisão. Nunca lance uma iniciativa a menos que você esteja pessoalmente comprometido com ela e preparado para acompanha-la até que esteja embutida no DNA da organização.

A discussão é fundamental para propor melhorias: se só o dono da empresa, o diretor, ou o gerente tem o direito de falar, e ninguém mais tem coragem de expor suas opiniões, pode esquecer, as melhorias dificilmente irão acontecer. A pessoa que está conduzindo a reunião deve deixar bem claro para todos, e inclusive incentivar, o debate das opiniões.

Não seja um sugador: se a reunião foi bem preparada pelo líder, não há motivos para que você participe dela sem ter nenhuma sugestão em mente. Funcionário que participa de reuniões apenas com o intuito de criticar ideias dos outros não passa de um grande sugador. O bom funcionário é aquele que chega com sugestões anotadas em sua agenda ou celular.

Líderes, cuidado com a falsa sensação de concordância: como já dito anteriormente, em meio a reunião, todos podem ter concordado que a ideia era boa, mas, como ninguém foi responsabilizado pelos resultados, nada aconteceu. Para evitar esse erro, que a meu ver é o mais grave, leia novamente a primeira dica.

Mãos a obra!


Newslatter
LinkedIn Auto Publish Powered By : XYZScripts.com